Konverentsi mööbel järgib teistsugust loogikat kui peomööbel. Peol on laud seltskondlik, konverentsil on see tööpind — ja kui osaleja ei mahu sülearvutit ja märkmikku kõrvuti panema, ei aita ükski ilus tool. Siin on juhend, kuidas valida laudade paigutus, toolid ja tehnika koolituse, seminari või konverentsi jaoks.
Alusta paigutusest, mitte mööblist
Paigutus otsustab, mitu inimest ruumi mahub ja kuidas nad omavahel suhtlevad. Viis skeemi ja see, mille jaoks igaüks sobib:
| Skeem | Sobib | Osalejaid | Pinda / inimene |
|---|---|---|---|
| Teater (read toole, laudu pole) | Esitlus, avaüritus | kuni 200+ | ~0,8 m² |
| Klassiruum (lauad ridades) | Koolitus, märkmete tegemine | kuni 100 | ~1,8 m² |
| U-kujuline | Arutelu, väike grupp | kuni 25 | ~2,5 m² |
| Saarekesed (rühmalauad) | Töötuba, grupitöö | kuni 60 | ~2,2 m² |
| Banketilaud | Konverentsiõhtusöök | kuni 150 | ~1,5 m² |
Teater mahutab kaks korda rohkem inimesi kui klassiruum — see on kõige tähtsam number selle artikli juures. Kui ruum on kitsas ja sisu on esitluspõhine, jäta lauad ära.
Konverentsi mööbel: lauad
Konverentsil arvesta 60–70 cm lauapinda osaleja kohta — sülearvuti, märkmik, klaas ja kohvitass peavad korraga mahtuma. See on rohkem kui peolaual.
| Laud | Osalejaid (klassiruum) | Hind |
|---|---|---|
| Laud 150×70 cm | 2 | ~7 € |
| Laud 183×76 cm (Lifetime, ühestükis) | 2–3 | ~7–8 € |
| Laud 120×60 cm | 2 | ~5 € |
| Laud 87×87 cm kandiline | 2 (saarekesed) | ~6 € |
| Laud reguleeritav 61/74/91 cm | 2–3 | ~9 € |
Pikad kitsad lauad töötavad paremini kui ümmargused: kõik näevad ette ja keegi ei istu seljaga esineja poole. Ümmargused lauad sobivad ainult saarekeste ja õhtusöögi jaoks.
Reguleeritav laud (~9 €) on alahinnatud valik: sama laud sobib nii istumis- kui seisukõrgusele, mis tähendab, et kohvipausiks ei pea eraldi mööblit tellima.
Esitluslaud ja kõnepult
- Esitluslaud valge puit L150 cm, H110 cm (~30 €) — seisukõrgus, integreeritud pikendus. Sobib esinejale, registreerimislauaks või sponsorilauaks.
- Kokkupandav esitluslaud (~5 €) — soodne lahendus väiksemale üritusele
- Molbert 170×60 cm (~10 €) — kava, programm või sponsorite plakat
- Molbert lauale (~4 €) ja lauarääkija kriiditahvliga (~1,20 €) — laudade tähistamiseks ja registreerimislauale
Toolid: mugavus loeb rohkem kui ilu
Konverentsil istutakse 3–8 tundi. See on täiesti teine olukord kui kahetunnine õhtusöök.
- Pehme banketitool (~1,60 €) — polstriga, mõeldud just pikaks istumiseks. Konverentsi jaoks parim hinna ja mugavuse suhe.
- Chiavari Deluxe padjaga (~4,10 €) — kui üritus on esinduslikum
- Klapptool läbipaistev (~1,80 €) — lühem üritus või lisakohad
- Chiavari tavaline (~2,90 €) — sobib, kui lisad padja (~1,20 €); ilma padjata on see pika päeva jaoks kõva
Teatripaigutuses jäta ridade vahele 90 cm ja keskkäiguks vähemalt 120 cm. Evakuatsioonitee peab jääma vabaks — seda kontrollitakse.
Konverentsipäev tähendab kuus kuni kaheksa tundi istumist — Tööelu portaali ergonoomikajuhend selgitab, miks seljatugi ja istme sügavus mõjutavad tähelepanu rohkem kui kohvipauside arv.
Ruumi jagamine ja tsoonid
- Vahesein volditav 3,6 m (~30 €) — katab pikema ala korraga ja seisab ise püsti
- Vahesein must 1 / 1,7 / 2 m (~12 / 18 / 22 €) — tehnilise nurga, laoala või kohvipausi ala piiramiseks
- Piirdepostid (~9–10 €) ja piirdeköied (~2 €) — registreerimislaua järjekord ja VIP-ala
Vaata vaheseinte ja piirete valikut.
Tehnika ja ekraan
75-tolline ekraan on loetav umbes 6 meetri kauguselt. Praktiline reegel: kuni 40 osalejat üks ekraan, suurema saali puhul kaks või projektor.
Kontrolli tehnika läbi hiljemalt tund enne algust, mitte viis minutit enne. Ja jaga elektrikoormus mitme pistikupesa vahel — ekraan, kohvimasin ja sülearvutite laadijad ühes pesas viivad kaitsme välja.
Garderoob ja registreerimine
- Riidestange ratastel 2 m (~18 €) — üks meeter mahutab ~20 mantlit
- Riidepuud (~0,30–0,40 €) — üks iga osaleja kohta
- Registreerimislaud — esitluslaud või pukklaud lauaseelikuga
- Molbert juhatamiseks sissepääsu juurde
Talvel on garderoob konverentsil kohustuslik. Ilma selleta ripuvad mantlid toolileenidel ja saal näeb pool tundi pärast algust räämas välja.
Kohvipaus
Kohvipaus on koht, kus enamik konverentse logistiliselt komistab. Lahendus on lihtne: eraldi ala, eraldi mööbel.
- Kõrged lauad (~7–9 €) — üks ~6 osaleja kohta; inimesed seisavad, mitte ei istu tagasi
- Termos 10 L (~10 €) või perkolaator 10,8 L (~14 €, ~40 tassi)
- Kohvimasin 2 L termosega (~30 €)
- Kohvitassid (~0,50 €) ja kohvilusikad (~0,30 €)
Arvesta 2 tassi kohvi osaleja kohta päeva jooksul. 60 osalejat = ~12 liitrit. Täpsemad nõude ja klaaside kogused leiad koguste arvutusjuhendist.
Näidiskomplekt: 60 osalejat, klassiruumipaigutus
- 30 lauda 150×70 cm ≈ 210 €
- 60 pehmet banketitooli ≈ 96 €
- Esitluslaud + 2 molbertit ≈ 50 €
- Televiisor 75″ ≈ 120 €
- 2 vaheseina ≈ 44 €
- Garderoob (2 stange + 60 riidepuud) ≈ 57 €
- Kohvipausi lauad, termosed, tassid ≈ 105 €
Kokku suurusjärgus 682 € + km ehk ~11 € osaleja kohta. Vaata laudade, toolide ja tehnika valikut.
Ajakava
| Aeg | Tegevus |
|---|---|
| 2–4 nädalat enne | Kinnita osalejate arv, broneeri mööbel ja tehnika |
| Eelmine päev | Too mööbel — R–E on hinnastatud ühe päeva rendina |
| −3 h | Lauad ja toolid paika, vaheseinad püsti |
| −1 h | Tehnika läbi proovitud, garderoob ja registreerimine valmis |
| −30 min | Kohvipausi ala kaetud |
Korduma kippuvad küsimused
Kui palju lauapinda vajab üks konverentsi osaleja?
60–70 cm laua servapikkust. See on rohkem kui peolaual, sest sülearvuti, märkmik ja kohvitass peavad korraga mahtuma.
Milline paigutus mahutab kõige rohkem inimesi?
Teater ehk read toole ilma laudadeta — ~0,8 m² inimese kohta. Klassiruumipaigutus vajab enam kui kaks korda rohkem pinda.
Milline tool sobib pikaks koolituspäevaks?
Pehme banketitool (~1,60 €) on polstriga ja mõeldud just pikaks istumiseks. Chiavari sobib, kui lisad padja.
Kui suur ekraan on vaja?
75-tolline televiisor on loetav umbes 6 meetri kauguselt ja sobib kuni ~40 osalejaga ruumi. Suuremas saalis kasuta kahte ekraani või projektorit.
Kui palju kohvi arvestada?
2 tassi osaleja kohta päeva jooksul. 60 osalejat vajab ligikaudu 12 liitrit — perkolaator 10,8 L katab selle kahe täitmisega.
Kas mööbli saab tuua eelmisel päeval?
Jah, ja see on soovitatav. Nädalavahetusel kehtib reedest esmaspäevani ühe päeva rendihind.
